Go Tiramisù — Training, Coaching, Hosting

Hosting en dagvoorzitter

Een dagvoorzitter die de zaal meekrijgt

Microfoon werkt, tijdschema ligt klaar. Doe de deuren maar open, ik heb er zin in.

Ik leid je bijeenkomst als host of dagvoorzitter. Ik hou de tijd in de gaten, verbind de sprekers en haal de zaal erbij.

Voor wie
Organisatoren van bijeenkomsten
Duur
In overleg
Plan een kennismakingLees verder

Een zaal weet binnen een paar minuten of het een goede dag wordt. Daar sta ik dan, met een microfoon in mijn hand en het tijdschema in mijn binnenzak. Mijn werk: de dag loopt en de zaal doet mee.

Vooraf praat ik met jou en met de sprekers. Ik wil weten wat de zaal moet onthouden, waar de spanning zit en wie er altijd uitloopt. Op de dag verbind ik de blokken, bewaak ik de klok en vraag ik door als iemand te abstract wordt.

En de zaal doet mee. Een korte vraag, een hand in de lucht, een gesprekje met de buurvrouw. Luisteren is dan iets wat je doet. Een reeks presentaties met koffie ertussen wil ik zelf ook niet bijwonen.

Wat ik doe, van draaiboek tot nagesprek

Een dagvoorzitter begint niet pas als de zaal vol zit. Dat is te laat.

  1. Vooraf

    Draaiboek en sprekers

    Ik neem het draaiboek door en spreek de sprekers. Wat willen ze kwijt, hoe lang hebben ze nodig en waar worden ze zenuwachtig van? Ik zeg het ook als er iets niet past.

  2. Net voor de start

    De zaal warm maken

    Zodra de eerste mensen binnenkomen, loop ik rond en praat ik met wie er zit. Ik test de microfoon en kijk waar de stoelen zijn. Als ik het podium op stap, heb ik al een paar gezichten gezien.

  3. Tijdens

    Tempo en bijsturen

    Ik kijk op de klok en naar de zaal, allebei. Loopt een spreker uit, dan geef ik een seintje en schuif ik zo nodig iets op. Valt er iets uit, dan leg ik rustig uit wat er gebeurt en de dag gaat gewoon door.

  4. Erna

    Napraten en terugkijken

    Als de zaal leegloopt, ben ik er nog. Ik praat na met mensen en met jou. Daarna vertel ik wat ik zag: wat werkte, wat wegzakte, wat ik de volgende keer anders zou doen.

Waar een host past

Niet elke bijeenkomst heeft een dagvoorzitter nodig. Deze meestal wel.

  • Een dag met meerdere sprekers

    Vier sprekers, vier stijlen. Ik maak er één dag van. Ik kondig aan, vat samen en zorg dat de zaal bij elke wissel niet opnieuw hoeft op te starten.

  • Een bedrijfsbijeenkomst

    Het jaaroverzicht van de directeur, de teams die iets laten zien, de borrel erna. Ik houd de lijn vast en zorg dat het niet voelt als een rij presentaties.

  • Een kennisdag of congres

    Een vol programma en mensen die van zaal naar zaal lopen. Ik ben het gezicht in de grote zaal: ik open, ik sluit af en ik vul de gaten ertussen.

  • Een uitreiking of afsluiting

    Een prijs, een afscheid, een jubileum. Ik zorg dat het moment de aandacht krijgt die het verdient, zonder dat het langdradig wordt.

  • Een teamsessie met gasten

    Een eigen team en een paar mensen van buiten. Ik zorg dat de gasten zich welkom voelen en dat het team niet in zijn eigen grapjes blijft hangen.

  • Een online bijeenkomst

    Een scherm is een stille zaal. Daarom vraag ik vaker, kondig ik korter aan en let ik op de chat, zodat je merkt dat er iemand meekijkt.

Herkenbaar

Klinkt dit bekend?

  • De sprekers zijn goed, maar tussen de blokken raakt de zaal de draad kwijt.

  • Na de lunch zakt de zaal in elkaar en niemand durft er iets aan te doen.

  • Het programma loopt uit en de dagvoorzitter leest voor wat er op het kaartje staat.

  • Je vraagt of er vragen zijn en je hoort alleen de airco.

De vragen

Waar we samen mee aan de slag gaan

  • Wat moet de zaal aan het eind van de dag kunnen navertellen?
  • Waar zit het hoogtepunt en hoe bouw je daar naartoe?
  • Wat doet de host als een spreker uitloopt of de beamer het begeeft?
  • Hoe maak je van vier losse verhalen één dag?
  • Om kwart over twee heeft iedereen de lunch nog in zijn lijf. Wat dan?

Daarna

Wat je meeneemt

  • Een dag met een lijn, waarin elk blok naar het volgende verwijst.
  • Aankondigingen die kort zijn en zeggen wat de zaal van een spreker mag verwachten.
  • Momenten waarop de zaal mag reageren, vooraf bedacht en op tijd ingepland.
  • Een afspraak over wat er gebeurt als het tijdschema schuift.
  • Mensen die naar huis gaan met één ding in hun hoofd.

Werkvormen

Hoe we werken

  • Dagvoorzitter voor een congres, een kennisdag of een jaarbijeenkomst
  • Host voor een bedrijfsbijeenkomst of teamevent met een actieve zaal
  • Interviews en gesprekken op het podium met sprekers of gasten
  • Korte peilingen en zaalvragen, ook online

Eerlijk gezegd

Ik ben geen entertainer en geen cabaretier. Zoek je een act of een keynote met een eigen verhaal, dan moet je iemand anders hebben. Ik zorg dat de dag loopt en de zaal meedoet.

Veelgestelde vragen

Vragen over Hosting en Dagvoorzitter

Wat is het verschil tussen een host en een dagvoorzitter?

In de praktijk lopen die rollen door elkaar. Een dagvoorzitter bewaakt vooral het programma en de tijd. Een host maakt daarnaast verbinding met de zaal. Welke rol bij jouw dag past, bespreek ik graag met je in een eerste gesprek.

Voor welke soorten bijeenkomsten past een host?

Voor dagen met meerdere onderdelen: een jaarbijeenkomst, een kennisdag, een teamevent. Bij een kleine bijeenkomst met één spreker heb je mij niet nodig. Dat zeg ik dan ook gewoon, ook al scheelt het me een opdracht.

Hoe bereid je de dag voor met de host?

Eerst praat ik met jou over doel, publiek en volgorde. Daarna spreek ik de sprekers, kort. Heb je nog geen draaiboek, dan bouw ik dat met je mee. Op de dag zelf ben ik ruim op tijd in de zaal.

Wat doe je als er iets misgaat?

Een spreker loopt uit, een microfoon valt weg, de lunch is te laat. Dat gebeurt. Ik spreek vooraf met jou af wat er dan schuift en wat blijft. Op het podium blijf ik rustig en leg ik de zaal uit wat er gebeurt.

Kun je zelf een onderdeel verzorgen?

Dat kan als het in het programma past. Een korte oefening of een gesprek met de zaal combineert goed met hosting. Samen met jou kijk ik of zo'n onderdeel de dag sterker maakt of juist overvol.

Hier past het vaak goed bij

Kennismaken

Een bijeenkomst met een gastvrouw?

Plan een kennismaking. Ik luister eerst naar de vraag, en dan kijken we samen wat past.

Plan kennismakingDoe de keuzehulp
Plan kennismaking